Medienarbeit im digitalen "Flow of Work"

Besuchen Sie unseren Vortrag Medienarbeit im digitalen „Flow of Work“ auf dem Kommunikationskongress am 22.09.2022 um 12.10 Uhr im bcc Berlin Raum A06 oder im Live-Stream.

Medienarbeit neu denken

Den oft als fehlend bemängelten Digitalisierungsschub haben wir vor zwei Jahren im Eilverfahren durchlaufen. Virtuelle Meetings, die flexible Arbeit im Homeoffice und weitere New-Work-Modelle haben seitdem an Bedeutung gewonnen und gehören für viele von uns zum Arbeitsalltag. Während wir diese neu gewonnene Freiheit noch genießen, stellen wir vorhandene Prozesse in Frage:

Ist eine E-Mail mit 10 Kolleg*innen im Verteiler wirklich notwendig?

Sind ständig angepasste Excel-Tabelle für Versandlisten die beste Lösung?

Ist die Arbeit mit so vielen Programmen gleichzeitig effektiv?

Die Antwort lautet jedes Mal „nein“, denn inzwischen gibt es Alternativen.

Es wird Zeit veraltete Tools und Prozesse zu überdenken, zu überarbeiten oder auch zu ersetzen und sie in die neue Arbeitswelt zu integrieren. Die Ziele sind jetzt Bruchstellen im Arbeitsfluss zu beseitigen, ihn zu optimieren und Silos aufzubrechen – alle Projektbeteiligten sollen Zugriff auf die dieselben Informationen erhalten und gleichzeitig unabhängig an Unterlagen arbeiten können. Wird bereits eine Plattform wie Microsoft Teams für die hybride Zusammenarbeit genutzt, ist auch der Grundstein für eine effizientere Medienarbeit gelegt. Wie kann also der neue „Flow of Work“ aussehen?

Viele Aufgaben = viele Programme?

Im Rahmen der Kommunikations- und Medienarbeit, bedarf es meist einer ganzen Reihe von Informationen und Abstimmungen. Je nach Projekt ist unter anderem die Zuarbeit von Fachabteilungen und Expert*innen notwendig, das Management Team und die Geschäftsführung sind involviert, von der Grafikabteilung oder Agentur wird passendes Bild- und Videomaterial beigesteuert und im Fall einer Kooperation kommt die Abstimmung mit externen Partnern hinzu.

Was für eine Arbeit, wenn alles per E-Mail organisiert werden muss – Ping-Pong-E-Mails mit wachsenden Verteilern, daraufhin verstimmte Kolleg*innen und zwischendurch die Suche nach dem letzten aktuellen Stand, auf dem nicht immer alle Beteiligten sind.

Mit einer Anwendung wie Microsoft Teams können alle Involvierten die Unterlagen bearbeiten, sich per Chat oder in einem eigens geschaffenen Arbeitsbereich zum Inhalt austauschen und zugehöriges Material sichten und bewerten. Der Bruch im Arbeitsfluss entsteht heute auf dem Weg zu den nächsten Arbeitsschritten wie dem Versand von Medienmitteilung, der Erfolgskontrolle durch Medienbeobachtung und Medienanalysen oder der Information von Stakeholdern mit relevanten News.

Für Versände gehört beispielsweise die Kombination aus Excel-Listen und Outlook oder Mailingprogramm für viele Unternehmen heute zum Standard und die Ergebnisse der Medienbeobachtung werden ebenfalls gern per E-Mail weitergegeben. Diese Programmkombinationen eignen sich nicht unbedingt für die hybride und flüssige Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten. Wie also diese Lücke schließen?

Die Antwort ist simpel: alle Arbeitsschritte bleiben in einer Anwendung. Inzwischen gibt es für Microsoft Teams diverse Apps, die zusätzlich in die Plattform integriert werden können. Mit der App „AUGURE“ für Microsoft Teams können beispielsweise Medienmitteilungen gestaltet, mit den Beteiligten abgestimmt und versendet werden und mit der App „ARGUSspot“ werden alle Stakeholder zielgruppengerecht informiert. So bleibt alles in einer Arbeitsumgebung und der Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen wird überflüssig.